Behovet

Vi levererar näringsrika matkassar till privatkunder. Vi erbjuder olika varianter som exempelvis familjekasse, wellnesskasse, flexitariankasse med flera som därtill går att anpassa efter antalet personer. För att hantera beställningarna som inkom både via telefon och e-post använde vi oss tidigare av Excel. Men i takt med att vår kundstock växte blev administrationen och orderhanteringen ohållbar, det blev lätt fel och vi var inte tillräcklig effektiva i processen. För att kunna växa vidare kom vi till insikt att vi behövde digitalisera hela förloppet från paketering till leverans.

Lösningen

Lösningen resulterade i ett specialanpassat system för våra processer – Matkassen -, från digital beställning till leverans hemma hos kunden. Idag gör våra kunder sina beställningar uteslutande via vår hemsida. Med stor hjälp av vårt utvecklade system får vi snabbt och enkelt fram exakt hur många matkassar som ska packas av varje variant. Ett stort behov för oss var också att effektivisera och digitalisera flödet för våra leverantörsbeställningar. Vi får idag smidigt fram beställningsunderlag för de produkter som behöver beställas, som således skickas vidare till våra leverantörer. Vilka orter matkassarna ska levereras till och vilka tidsintervall kunderna har önskat är en självklar funktion som Matkassen hanterar. När leveransen är gjord skapas det via integrationen en faktura i ekonomisystemet.

Resultatet

Systemet har hjälpt oss att effektivera hela leverans-, pack- och fakturerings-processen. Vi sparar därmed både tid, huvudbry och pengar och samtidigt minimeras förekomsten av användarfel. Istället kan vi fokusera på att utveckla verksamheten och ta hand om våra kunder.